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Politique de Confidentialité de CyberPerformance

Nous nous engageons à respecter la confidentialité de nos utilisateurs et à assurer la protection de leurs renseignements personnels conformément à la Loi 25. Cette politique détaille de manière exhaustive les types de renseignements que nous recueillons, les façons dont nous les utilisons, les mesures de sécurité en place, ainsi que vos droits à cet égard. Elle s’applique à toutes les interactions numériques et contractuelles entre CyberPerformance et ses clients, prospects, partenaires et visiteurs de notre site web.

1. Collecte de Données Personnelles Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la prestation de nos services, à la gestion de la relation client, à la sécurité de nos opérations et à la conformité légale. Les renseignements collectés peuvent inclure, notamment :

Nom et prénom
Adresse courriel
Adresse postale
Numéro de téléphone
Informations contractuelles
Coordonnées bancaires ou de paiement (via Zoho Invoice)
Données d’enregistrement vocal lors d’appels téléphoniques
Adresses IP et données de navigation, lorsque vous visitez notre site web

2. Utilisation des Données Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes :

  • Répondre aux demandes de renseignements et aux communications des utilisateurs

  • Traiter les paiements et effectuer les remboursements via Zoho Invoice (les données bancaires ne sont pas hébergées sur nos serveurs)

  • Gérer les signatures électroniques de documents légaux via Zoho Sign

  • Assurer la gestion de la relation client via Zoho CRM

  • Gérer la prise de rendez-vous et la planification via Zoho Bookings

  • Envoyer des infolettres et des communications commerciales avec consentement préalable

  • Améliorer l’expérience utilisateur et l’ergonomie de notre site web

  • Prévenir les fraudes, abus et situations de litige en utilisant les enregistrements d’appels comme preuve de bonne foi ou d’accord verbal

3. Fondements Légaux du Traitement Nos traitements sont fondés sur :

  • Le consentement libre, éclairé et spécifique de la personne concernée

  • L’exécution d’un contrat entre l’utilisateur et CyberPerformance

  • Le respect de nos obligations légales (ex. : conservation des documents fiscaux)

  • La poursuite d’intérêts légitimes, notamment en matière de sécurité, de prévention de la fraude, et d’amélioration continue des services, sans porter atteinte aux droits fondamentaux des individus

4. Droits des Utilisateurs Conformément à la Loi 25, toute personne concernée par une collecte de renseignements personnels peut :

  • Accéder à ses données personnelles

  • Demander leur rectification

  • Demander leur suppression, lorsque cela est permis

  • S’opposer à leur utilisation à des fins de prospection

  • Retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci

  • Exercer son droit à la portabilité : dans ce cas, nous vous créerons un dossier Google Drive sécurisé et restreint, contenant les renseignements demandés dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine

5. Transfert de Données Hors Québec Nous utilisons des plateformes tierces dont les serveurs sont situés à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, incluant :

  • Zoho Sign (signature électronique)

  • Zoho Invoice (facturation et traitement des paiements)

  • Zoho CRM (gestion client)

  • Zoho Bookings (rendez-vous)

  • Google Workspace (courriels professionnels, documents internes)

Avant d’utiliser ces services, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été menée, confirmant que des mesures de sécurité adéquates sont en place, notamment le chiffrement, des contrôles d’accès, et la conformité aux certifications internationales (ISO 27001, SOC 2). Des clauses contractuelles et mécanismes contractuels de protection des données encadrent tous ces transferts.

6. Conservation des Données Sauf disposition contraire ou obligation légale spécifique, les renseignements personnels sont conservés pendant une durée maximale de trois (3) ans suivant leur collecte ou la fin de la relation contractuelle. En ce qui concerne les appels enregistrés, leur durée de conservation est portée à dix (10) ans afin de préserver une preuve en cas de contestation ou de recours contractuel. Cette durée est fondée sur le principe de proportionnalité et les finalités légitimes de protection mutuelle entre les parties.

7. Enregistrement des Appels Téléphoniques CyberPerformance peut enregistrer tous les appels entrants et sortants pour des raisons de qualité, de formation et de validation contractuelle. Cette pratique est annoncée à travers notre politique de confidentialité et est applicable à toute personne en communication avec nous. Ces enregistrements sont :

  • Chiffrés et sécurisés via un système à accès restreint

  • Conservés pendant une durée maximale de dix (10) ans

  • Utilisés uniquement pour faire valoir une entente verbale, démontrer une absence ou une implication de responsabilité, ou servir de preuve en cas de litige

  • Accessibles uniquement aux personnes autorisées et, dans certains cas, à des autorités judiciaires

Un mécanisme de retrait est offert : toute personne peut demander la suppression de son enregistrement si cela ne nuit pas à la finalité légitime de conservation, en écrivant à [email protected] ou à notre siège social, dont l’adresse figure au Registraire des entreprises du Québec. Dans les cas de demande judiciaire, un protocole rigoureux sera suivi, incluant l’authentification du demandeur et, si nécessaire, une rencontre en personne. Des frais raisonnables peuvent être facturés.

8. Témoins de Connexion (Cookies) Notre site utilise des témoins de connexion afin d’améliorer l’expérience utilisateur et de mesurer l’efficacité de nos campagnes. Lors de votre première visite, un bandeau de consentement vous permet de :

  • Accepter les témoins essentiels, activés par défaut

  • Accepter ou refuser les témoins analytiques et publicitaires (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.)

  • Gérer vos préférences à tout moment via un lien en bas de page Aucun témoin n’est activé sans votre consentement explicite, sauf ceux strictement nécessaires au fonctionnement technique du site.

9. Sécurité des Données CyberPerformance applique des mesures de sécurité strictes, tant sur le plan technique qu’administratif :

  • Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications

  • Accès restreint aux données sensibles via authentification à deux facteurs

  • Sauvegardes automatiques régulières

  • Journalisation des connexions aux systèmes

  • Formation régulière du personnel sur la confidentialité et la gestion sécurisée de l’information

10. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP) Antoine Côté, président de CyberPerformance, est désigné RPRP. Il supervise :

  • L’application de la Loi 25 dans l’entreprise

  • La réponse aux demandes d’accès, rectification ou suppression

  • La gestion des incidents de confidentialité

  • L’évaluation des risques liés aux outils tiers Il peut être contacté :

  • Via le formulaire sur la page « Nous joindre »

  • Par courriel à [email protected]

  • Par téléphone au (418) 431-7824 poste 101

11. Procédure de Plainte Toute personne souhaitant soumettre une plainte ou une demande concernant ses renseignements personnels peut le faire par écrit au responsable désigné. Nous nous engageons à traiter toute demande dans un délai maximal de 30 jours ouvrables. En cas d’insatisfaction, un recours peut être déposé auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).

12. Notification en cas d’Atteinte à la Protection En cas de violation de renseignements personnels susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés, CyberPerformance notifiera l’incident à la CAI dans un délai de 72 heures, sauf si le risque est jugé négligeable. Si le risque est élevé, les personnes concernées seront également informées par le moyen jugé approprié, incluant les mesures prises pour atténuer les conséquences.

13. Mise à jour de la Politique Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment pour refléter des changements législatifs, technologiques ou organisationnels. En cas de modifications substantielles, un avis sera publié sur notre site. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

14. Informations Générales CyberPerformance est enregistré au Registraire des entreprises du Québec sous le NEQ : 1171593842. Notre siège social est situé au 2828 Ste-Anne, Lévis, G6J 1H8, Canada. L’ensemble du contenu de notre site, incluant les textes, photographies, logos, et éléments visuels, est protégé par les lois sur le droit d’auteur.

15. Propriété intellectuelle et utilisation du site Ce site web et son contenu sont la propriété exclusive de CyberPerformance. Vous vous engagez à ne pas reproduire, distribuer, modifier ou transmettre toute partie de ce site sans notre autorisation écrite préalable. Toute utilisation frauduleuse ou abusive entraînera une exclusion immédiate et pourra donner lieu à des recours juridiques.